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    Statistique Canada : Lignes directrices concernant la qualité

    Documentation

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    Portée et objet
    Principes
    Lignes directrices
    Indicateurs de qualité
    Bibliographie

    Portée et objet

    La documentation est le compte rendu de l'activité statistique (concepts, définitions et méthodes) qui entoure la collecte, le traitement et l'analyse des données et marque les produits statistiques qui en résultent. Elle vise à favoriser un usage efficace et informé des données. La documentation devrait inclure les indicateurs de qualité générés au cours de l'activité statistique et l'analyse de leur impact sur l'usage des produits résultant de cette activité.

    Durant la mise en oeuvre, la documentation assure l'élaboration efficace de l'activité statistique, en plus de faire état des décisions qui lui sont associées et de leur bien-fondé. De plus, les renseignements contenus dans la documentation d'une activité statistique sont utiles à l'élaboration d'activités similaires ou de versions remaniées de cette activité.

    Principes

    La documentation vise à fournir un compte rendu complet, sans équivoque et polyvalent de l'activité statistique, notamment de ses extrants. Elle s'adresse à divers publics cibles tels que des gestionnaires, du personnel technique, des planificateurs assignés à d'autres enquêtes et des utilisateurs. Il faut qu'elle soit à jour, qu'elle soit aisément et rapidement accessible (dans des délais assurant sa pertinence) et qu'elle soit intelligible pour son public cible. Il est possible d'élaborer la documentation selon une approche multimédia (format papier, format électronique, présentation visuelle). Il faut s'assurer de préserver les documents portant sur l'activité statistique.

    Lignes directrices

    Garantir la production d'une documentation adaptée au public cible et au contexte général

    • Le degré d'érudition des documents doit tenir compte de leur principal public cible. Il faut donc déterminer si les documents doivent être détaillés ou sommaires, techniques ou vulgarisés, etc. Lorsqu'un produit statistique est diffusé par Statistique Canada, la documentation doit respecter les exigences de la Politique visant à informer les utilisateurs de la qualité des données et la méthodologie (Statistique Canada, 2000d).

    • L'envergure de la documentation devrait dépendre du statut de l'activité statistique qu'elle cible. Il faut se demander s'il s'agit d'une nouvelle activité ou d'une activité répétée, si cette activité s'apparente à d'autres activités menées du Bureau ou si elle s'en distingue, etc. Il devient alors possible de déterminer s'il faut préparer une nouvelle documentation ou si l'on peut se contenter de références à des documents existants.

    • En matière de documentation, les priorités doivent également tenir compte du budget alloué à l'activité statistique, du moment le plus opportun pour diffuser ladite documentation et des bénéfices qu'elle engendre, à court et à long terme. Par ailleurs, il faut éviter les retards, entre la fin de l'activité statistique et la rédaction de la documentation afférente, car ils peuvent nuire à son exactitude, en plus d'affecter son actualité et sa pertinence.

    Garantir la production d'une documentation complète et exacte

    • Règle générale, la documentation d'une activité statistique se range dans l'une des trois catégories suivantes : 1) documents d'ordre général servant principalement à dresser le portrait actuel de l'activité statistique; 2) documents thématiques fournissant des détails sur sa mise en œuvre; 3) documents d'évaluation thématiques.

    Documentation générale

    • Objectifs : inclure des renseignements sur les usages des données et les objectifs qu'elles sont censées satisfaire, sur l'actualité et la fréquence de l'activité statistique et sur les objectifs relatifs à la qualité des données. Les objectifs sont susceptibles de changer, à mesure que l'enquête progresse, et ce, pour plusieurs raisons (contraintes budgétaires, faisabilité anticipée, résultats de nouvelles études pilotes et de nouvelles technologies). Il faut documenter ces changements, car ils ont un impact sur la conception du questionnaire et l'analyse des résultats des mises à l'essai.

    • Contenu : inclure les concepts, les définitions et le questionnaire utilisés dans le cadre de l'enquête. Afin de faciliter l'intégration de ce contenu à d'autres sources, signaler le recours à des concepts, des questions, des méthodes et des classifications types et mettre en évidence les différences, s'il y a lieu. Expliquer le rôle des comités consultatifs et des utilisateurs.

    • Méthodologie : traiter des questions telles que la population cible, la base de sondage, la couverture, la période de référence, le plan d'échantillonnage, la taille de l'échantillon et sa méthode de sélection, les méthodes de collecte et de suivi en cas de nonréponse, la vérification et l'imputation, l'estimation,  l'étalonnage et la révision, la désaisonnalisation et la confidentialité. Fournir un survol méthodologique de l'enquête. Accentuer divers aspects pour répondre aux besoins de divers lecteurs. Regrouper les questions techniques dans un même document rédigé à l'intention du personnel technique.

    • Qualité des données : fournir des renseignements d'usage général concernant la couverture, l'erreur d'échantillonnage, l'erreur non due à l'échantillonnage, les taux de réponse, les taux de vérification et d'imputation et leur impact, le facteur d'ajustement dans le temps et la comparabilité générale, les études de validation, les mesures d'assurance de la qualité et toute autre mesure pertinente propre à l'activité statistique en question. Mentionner les facteurs imprévisibles influant sur la qualité des données (inondations, taux de nonréponse élevé, etc.). Inclure la variance totale ou ses composantes, selon la source, puis traiter des biais de réponse et de nonréponse, ainsi que de l'impact et de l'interprétation de la désaisonnalisation, à l'intention des utilisateurs spécialisés.

    Documentation détaillée sur la mise en œuvre

    • Planification des activités et budget

    • Opérations : inclure un manuel des intervieweurs, des guides de formation, des instructions ou un guide destinés aux superviseurs et aux vérificateurs du contrôle de la qualité, des guides destinés au personnel chargé du traitement et de la saisie des données, ainsi que des rapports d'évaluation des opérations et des comptes rendus.

    • Pour les interviews assistées par ordinateur, fournir les spécifications de développement de l'application logicielle.

    • Systèmes : inclure des renseignements sur les fichiers de données (clichés d'enregistrement, explication des codes, fréquences de base, méthodes de vérification),  les systèmes (construction, algorithmes, usages, stockage et extraction) et les rapports de surveillance (temps consacré à des activités précises, sources d'incidents, ordonnancement des essais visant à déterminer si les données sont traitées dans les délais prévus).

    • Mise en œuvre : documenter l'ensemble des opérations en spécifiant clairement les données d'entrée et de sortie. Annexer le calendrier de travail de chaque étape de la mise en oeuvre à cette documentation.

    • Ressources : établir une liste des ressources employées en fonction du temps. Fournir un relevé des dépenses salariales et non salariales (montants et temps). Commenter les dépenses par rapport aux budgets.

    Évaluations

    • Produire un rapport général d'évaluation sur l'activité statistique en tant que processus.

    • Décrire les tests cognitifs, les tests sur le terrain et les enquêtes pilotes; faire état de leurs résultats et formuler des recommandations par rapport aux spécifications de ces analyses.

    • Documenter l'évaluation méthodologique des options de rechange ou du modèle mise en oeuvre (rendement) pour le plan d'échantillonnage.

    • Lorsqu'elle est diffusée à l'extérieur du Bureau, la documentation de l'activité statistique doit faire l'objet d'une révision institutionnelle et d'une évaluation par les pairs conformément à la Politique concernant l'évaluation des produits d'information (Statistique Canada, 2003). Il est d'ailleurs préférable qu'elle soit révisée par des gestionnaires, des représentants du public cible ou des pairs même lorsque son usage est restreint à l'interne, afin de garantir sa pertinence, son exactitude et son intelligibilité.

    Garantir l'accessibilité de la documentation

    • Afin de faciliter la tâche des utilisateurs, intégrer les éléments de documentation requis à la Base de métadonnées intégrée. (Statistique Canada, 2000c) En tant qu'organe d'archivage des informations sur les enquêtes et programmes de Statistique Canada, la BMDI contient la majeure partie des informations intéressant les utilisateurs, en ce qui concerne la méthodologie et l'exactitude des données. Ces informations sont accessibles sous forme électronique (en empruntant un lien vers la BMDI) et imprimée (texte de la BMDI). Le texte de la BMDIsatisfait les exigences de la Politique visant à informer les utilisateurs de la qualité des données et la méthodologie (Statistique Canada, 2000d).

    • Opter pour des outils qui centralisent autant que possible les informations sur les activités statistiques, d'une part, et qui structurent l'entreposage et la recherche des documents, d'autre part. Chaque document doit au minimum comporter un titre clair, une date et le nom de ses auteurs (entités ou individus). Les exigences relatives à la préservation des documents de Statistique Canada sont dictées par la Politique concernant la gestion des documents.

    • Classer et documenter les références (articles théoriques et généraux, documents associés au projet, bien que produits à l'extérieur de son cadre).

    Indicateurs de qualité

    Principaux éléments de la qualité : intelligibilité, accessibilité, actualité

    • Nombre de documents diffusés à l'externe ayant fait l'objet d'une révision institutionnelle et d'une évaluation par les pairs.

    • Produits statistiques diffusés conformes à la Politique visant à informer les utilisateurs de la qualité des données et la méthodologie.

    Bibliographie

    Nations Unies. 1983. Conférence des statisticiens européens. Ébauche des lignes directrices pour la préparation de présentations sur la couverture et la qualité des statistiques auprès des utilisateurs, Genève, Suisse.

    Statistique Canada. 2000. « Politique concernant la gestion des documents », Manuel des politiques de Statistique Canada.

    Statistique Canada. 2000d. « Politique visant à informer les utilisateurs sur la qualité des données et la méthodologie », Manuel des politiques de Statistique Canada.

    Statistique Canada. 2002c. Le Cadre d'assurance de la qualité de Statistique Canada – 2002, publication no12-586-XIF au catalogue de Statistique Canada, Ottawa.

    Statistique Canada. 2003. « Politique concernant l'évaluation des produits d'information », Manuel des politiques de Statistique Canada.

    Statistique Canada. 2004. « Politique concernant les normes », Manuel des politiques de Statistique Canada.

    Statistique Canada. 2007. Base de métadonnées intégrée (en ligne), http://stdsweb/standards/imdb/imdb-menu_f.htm.

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